Aprenda a planejar a reposição de estoque na empresa e evite sustos

Uma coisa no mundo dos negócios é certa: Se você não tem o produto desejado pelo cliente, ele vai comprar da sua concorrência. Então, não caia na cilada de errar na reposição de seu estoque e evite prejuízos. Neste post, vamos tratar exatamente sobre isso:

 

Porque devo controlar a reposição do meu estoque

Empresas que trabalham com comercialização de produtos, indiferente se são produtores ou apenas revendedores de mercadorias, tem que estar sempre atendo ao seu setor de estoque. Pois, esse setor é um dos mais importantes para o bom andamento do negócios.

Mesmo as empresas que não tem um controle efetivo de seu estoque, no fundo sabem da importância e do custo que este setor movimenta na empresa. Afinal, o que seria de uma farmácia, sem remédios, de um supermercado, sem mercadorias ou com produtos parados e fora do prazo de validade, por exemplo?

Nos exemplos acima, o fator comum entre os diferentes ramos é a questão de que ambos certamente vão ter prejuízos. Gerenciar o estoque é uma tarefa chata e muitas vezes maçante, se não feito com o apoio das ferramentas corretas, mas não cuidar de maneira efetiva desse setor é bem pior e logo você vai perceber isso na própria pele, pode acreditar.

Então, se quer o oferecer o que seu cliente procura, se tornar referência na sua área de atuação e garantir seu faturamento, é bom cuidar do seu estoque.

 

Como definir o intervalo de reposição no estoque

Em áreas onde o processo de vendas é recorrente, ou seja, as quantidade de vendas geralmente se repetem todos os meses, a gestão é mais fácil e é possível até trabalhar com intervalos fixos para reposição de estoque.

Mas, em ramos que os números de vendas tem uma variação grande, a melhor alternativa é estar sempre atento e contar com ajuda da tecnologia, com o uso de softwares de gerenciamento, por exemplo, esse tipo de solução ajuda a fazer uma análise mais apurada da atual situação e saber se é necessário ou não repor essa ou aquela mercadoria.

Conhecer a média de suas vendas também é uma boa estratégia, analisar a quantidade média de vendas dos últimos meses do ano, ou dependendo da situação, analisar o mesmo período do anos anteriores, principalmente se sua empresa tem uma variação muito grande de vendas durante o ano todo.

Mas é sempre importante ficar ligado aos fatores externos para analisar médias de consumo e venda, pois outras variáveis externas também influenciam nesses números, como inflação, situação atual do mercado e sazonalidade, por exemplo.

Então, seguir a dica de usar a média é uma boa, mas sempre lembre de analisar os fatores externos, aliando esses dois fatores certamente as chances de erros são consideravelmente reduzidas.

Outro fator que deve ser levado em conta para não errar no momento da reposição de estoque é a questão de conhecer seu estoque mínimo e seus estoque máximo, é o que vamos tratar a seguir:

 

Estoque mínimo

O estoque mínimo também recebe outras denominações, como estoque de segurança, estoque de reserva, estoque de proteção, estoque de amortecimento e buffer stocks. É a reserva de produtos destinada a casos especiais de demanda. É a quantidade mínima de mercadorias que deve ser mantida em armazenamento.

Caso haja demanda superior à habitual em determinado mês, é possível usar mercadorias do estoque mínimo para suprir as necessidades enquanto o tempo de reposição se completa, como uma forma de proteção, impedindo o ponto de ruptura (estoque sem mercadorias).

Para definir qual será o estoque mínimo, é preciso conhecer detalhes sobre os prazos de entrega após a compra, a procura média pelos clientes e a própria sazonalidade de cada item.

Uma forma básica de calcular o estoque mínimo prevê multiplicar a demanda média pelo tempo de entrega. Por exemplo, se uma loja de peças vende 10 peças X por dia e demora 7 dias para receber uma nova encomenda, ela precisa de 70 itens no estoque.

Não confunda: Estoque mínimo com ponto de pedido. O uso do estoque mínimo só deve ocorrer quanto uma nova compra já foi realizada. E o ponto de pedido, é o momento que o sistema indica que está na hora de ir atrás de um fornecedor para repor determinado produto.

 

Estoque máximo

Estoque máximo é a quantidade máxima ou ideal que deverá ser mantida em estoque para atender as necessidades de vendas e/ou consumo de um determinado período. Depende, diretamente, da política da empresa em termos de giro e negociação dos prazos de pagamento com cada fornecedor.

O estoque máximo é útil para ajudar a definir o tamanho da compra a ser efetuada. Caso um produto tenha 100 unidades de estoque máximo, e atualmente existem 40 em estoque, automaticamente sabemos que a próxima encomenda não deve ultrapassar 60 unidades.

O uso do estoque máximo é bem menor difundido e diria importante, quando o relacionamos com outros fatores, mas se bem gerenciado ajuda a evitar problemas de armazenamento, perdas de produtos perecíveis e sempre é bom lembrar que estoque é dinheiro parado.

 

Cuidar do estoque é um dever de todos os setores

O processo que envolver o estoque está diretamente ligado as áreas de compra, vendas e almoxarifado da empresa, quando o processo de vendas vai bem, o estoque é esvaziado rapidamente e o setor de compras tem que estar ligado para não deixar faltar mercadorias e atrapalhar esse processo.

Só nesse exemplo já podemos ver que temos três setores diretamente envolvidos, então é importante saber que o controle deve ser feito de maneira clara e que a comunicação entre os setores deve ser feita da melhor maneira possível.

Se sua empresa conta com um software de gestão, esse processo de comunicação se torna mais claro e fácil de se fazer, afinal quando é feita uma venda a baixa do estoque é feita automaticamente e isso pode ser observado em tempo real pelo setor de almoxarifado e também pela área de compras, prevenindo assim falta de produtos.

 

Conclusão

Neste post, falamos sobre a importância de se planejar bem ao processo de reposição de estoque na sua empresa. É um setor primordial para o bom andamento dos negócios e se mal administrado, acabará trazendo prejuízos para a empresa.

Para evitar riscos, a melhor alternativa é abandonar de vez as planilhas eletrônicas e adotar um bom sistema de gestão, automatizando assim o controle de todas as áreas envolvidas no processo, com uma gestão mais fácil e eficiente os resultados certamente serão muito positivos para sua empresa.