Como encontrar as causas e resolver diferenças (furos) de estoque

Essa é uma situação bem comum em várias empresas: após a realização do inventário do estoque, percebe-se que o estoque registrado está diferente do físico. Inclusive essa é uma das razões de se fazer o inventário periódico, encontrar falhas e corrigi-las o quanto antes.

Mas a grande dúvida é: Como encontrar onde foi erro que está causando essa diferença? Neste post vamos passar um checklist de etapas que certamente vão facilitar esse processo na sua empresa.

São inúmeros os fatores que podem causar a diferença no estoque da sua empresa. Por esse motivo é importante cultivar o hábito de fazer uma apuração do que está acontecendo e não deixar isso para depois. Em primeiro lugar vamos mostrar como levantar as possíveis causas desse erro.

Quais são os possíveis motivos de diferenças no estoque?

Os principais motivos que levam o estoque físico a ser diferente do registrado serão levantados nesse tópico, acompanhe:

• Erro ao registrar as movimentações de entrada e saída de produtos (compra, venda, trocas, perdas, devoluções, saída para consumo interno etc.);
• Erro nos lançamentos (tipo de produto ou quantidade diferente);
• Baixa do produto incorreto do estoque;
• Lançamento correto e operação física errada;
• Furtos ou perdas internas;
• Falha na configuração do software de gestão utilizado pela sua empresa.

Na grande maioria das vezes os motivos são os listados acima, após saber o motivo que ocasionou o erro, chegou a hora de ser mais minucioso e apurar as causas de diferença no estoque, ou seja, qual foi o erro que ocorreu para que a diferença tenha ocorrido.

Como identificar as causas de diferenças no estoque?

Em poucos passos, é possível identificar o que aconteceu para que o seu estoque tenha apresentado diferenças:

• Confira a quantidade exata de produtos no estoque físico dos itens que você encontrou uma diferença inicial;
• Analise se está faltando o registro de algum lançamento (vendas ou compras);
• Confira se os produtos similares não estão sendo confundidos no lançamento ou na operação física;
• Confira se os produtos vendidos estão sendo registrados corretamente;
• Faça uma comparação entre vendas x caixa (diferenças no caixa podem indicar vendas não registradas);
• Confira se o seu software de gestão está configurado corretamente.

Após encontrar onde ocorreu a divergência, como processo padrão faça o ajuste, mas não esqueça de apurar e buscar uma alternativa para que esse tipo de erro não volte a se repetir no próximo inventário.

Então preste atenção ao seu estoque, o uso da tecnologia certamente vai facilitar e muito o processo de controle e ajudar a reduzir de maneira drástica a quantidade de erros, além de facilitar na análise, o software de gestão integra todos os setores envolvidos com o estoque dentro da mesma ferramenta, evitando assim duplicidade de informações e qualifica seus dados.

 Assim fica muito mais fácil controlar seu estoque rapidamente e evitar maiores dores de cabeça e até prejuízos para sua empresa.