Nota fiscal de entrada e de saída: entenda quais são as diferenças

A Nota Fiscal é o documento contábil que faz o registro da transferência de uma mercadoria ou serviço entre uma empresa e um cliente, sendo que esse cliente pode ser outra empresa ou o consumidor final. A sua principal função é pautar a contabilidade e o pagamento de impostos. Dependendo do tipo da transação existe a necessidade de emissão de nota fiscal de entrada ou de saída.

Neste post, vamos falar um pouco sobre as principais diferenças entre as duas, mas para ter um entendimento mais a fundo vamos começar pelas suas definições:
 

O que é Nota Fiscal de Entrada?

Todo serviço ou mercadoria que entra em uma empresa necessita ser registrado. Exceto em alguns casos em que não existe a obrigação da emissão de tal documento. Nesses casos, cabe à empresa emitir uma Nota Fiscal para registrar a entrada do produto ou serviço adquirido. É nestes casos, que é emitido a Nota Fiscal de Entrada.

Toda mercadoria ou serviço que entra em uma empresa precisa de registro. Há situações em que o vendedor é desobrigado de emitir Nota Fiscal. Nesses casos, cabe à empresa cliente emitir uma Nota Fiscal para registrar a entrada do produto ou serviço adquirido. Nesses casos, o documento emitido é chamado de Nota Fiscal de Entrada.

O seu propósito é garantir a legalização da mercadoria entre o fornecedor e o cliente e deve ser emitida nos seguintes casos:

• Quando houver devolução de uma venda, já que o comprador (pessoa física) não emite nota fiscal e o produto vai retornar para o estoque;
• Quando a mercadoria for remetida por um produtor não obrigado a emitir notas fiscais;
• Em retorno de exposição ou feira direcionada ao público.
• Houver entrada de mercadoria importada diretamente do Exterior;
• O item for arrematado em leilão ou concorrência públicos.

 

Como emitir uma Nota Fiscal de Entrada?

A emissão da Nota Fiscal de Entrada é bem similar ao processo de emissão da Nota Fiscal de Saída. É utilizado o formulário apropriado da empresa emissora do documento, com a marcação específica no campo que identifica a entrada de mercadorias.

O processo de emissão da Nota Fiscal de Entrada é similar ao da Nota Fiscal de Saída. É utilizado o formulário apropriado da empresa emissora do documento, com a marcação específica no campo que identifica a entrada de mercadorias.

Nas situações em que a nota registra a entrada de um produto de uma não contribuinte do ICMS, as informações referentes as alíquotas e cálculo do imposto devem ser deixadas em branco e o imposto deverá ser calculado no processo de revenda ou saída do produto.

 

Observação: Se o cliente adquirir um produto no qual a empresa emitiu uma Nota Fiscal de Venda e logo depois o devolver, então os responsáveis precisarão gerar uma NF de entrada. Neste caso, é a própria empresa que deve emitir a NF de entrada e não o fornecedor. Isso porque, o produto voltará para o estoque e o cliente não tem como emitir uma nota de devolução, pois é pessoa física.

 

O que é Nota Fiscal de Saída?

A Nota Fiscal de Saída é emitida para o cliente quanto ele adquire um produto ou serviço da sua empresa. No caso de produtos e sua atividade de comercialização a Nota Fiscal deve ser emitida previamente, pois as mercadorias não podem circular sem esse documento. Quando se trata de prestação de serviços, a nota pode ser emitida após a execução da atividade.

 

Como emitir uma Nota Fiscal de Saída?

Tendo em mãos ou no seu software de gestão os dados completos de quem vai receber a mercadoria, a empresa que efetuou a venda faz o preenchimento da Nota Fiscal de Saída, identificando os seguintes campos::

• O objeto que está sendo negociado, informando quantidades, valores totais, impostos e Nomenclatura Comum no Mercosul (NCM);
• As informações de entrega com condições e valores de frete que pode ser CIF ou FOB — incluído ou não no custo da mercadoria. No caso de entrega, é preciso informar os dados do responsável pelo transporte
• A classificação fiscal da operação, de acordo com o regime tributário da empresa e com a legislação pertinente ao ICMS e Substituição Tributária.

Cada nota fiscal, de entrada ou saída, deve ser lançada no respectivo livro de registro de compras ou vendas.

 

O que são livros de registro de entrada e saída?

Os livros de registro são controle de escriturações fiscais obrigatórias para todas as empresas comerciais e que tem como função registrar todas as notas fiscais e o ICMS que incide sobre cada uma delas. No meio industrial, esse tipo de controle tem um modelo diferenciado com campos específicos para o ICMS e o IPI referente as compras de mercadorias.

Esses registros são feitos de forma individual, para cada nota emitida, a recomendação é que a escrituração seja encerrada no último dia útil de cada período de apuração de impostos. É exigido para efeitos legais e de caráter organizacional que a empresa mantenha arquivado todas as notas na mesma ordem dos lançamentos no livro de registros.

É importante estar sempre atento ao processo de emissão e armazenagem das notas fiscais, sejam elas de entrada ou de saída, para evitar erros e possíveis problemas tributários ou fiscais para sua empresa. Sendo assim, o mais recomendado é contar com ajuda de um contador e também um sistema de controle gerencial interno que faça toda a parte de controle, emissão, integrações e armazenamento desse tipo de documento.