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5 boas práticas para uma gestão administrativa e financeira realmente eficientes

Uma coisa banal e que todos sabem atualmente ou pelo menos deveriam saber é que nenhuma empresa sobrevive a longo prazo sem uma gestão financeira eficiente e bem executada, pois essa gestão financeira é que impulsiona a maioria das decisões administrativas. E é sobre isso que vamos tratar neste post:

A gestão administrativa pode ser resumida a organização, já que ela é a base de todas as decisões de todos os processos gerenciais de uma empresa. Tem relação direta com os recursos humanos, produção, fiscal e vendas.

Sendo assim podemos definir gestão administrativa como algo mais amplo que somente fluxo de caixa e resultados, pois também pode ser englobado nesse contexto a questão da definição do melhor regime tributário e as definição das políticas de atendimento ao cliente, por exemplo.

Mas para que se obtenha uma gestão administrativa eficiente é necessário manter a gestão financeira sempre ativa, pois é ela que vai fazer a roda girar e viabilizar as estratégias das áreas acima citadas. O papel principal da gestão financeira é o controle, essa é a chave para assegurar o crescimento de maneira sustentável de qualquer negócio. Somente tendo isso de maneira bem elaborada é possível partir para a definição de o que fazer, quando e como fazer.

Por exemplo, sua empresa necessita dar um upgrade nas vendas e pensa em investir em marketing, o que pode ser feito somente vai ser definido tendo em mãos um orçamento, essas visão de gastos vai ser definitivo para a escolha da ação a ser tomada. Em suma, qualquer ação que vai ser realizada na empresa deve ter como base o custo que vai ter para ser bem sucedida e somente assim ela pode ser realizada.

Agora que você conhece melhor sobre o a ligação entre a gestão financeira e a gestão administrativa e como elas estão diretamente ligadas e se complementam, vamos falar um pouco sobre boas práticas que vão lhe ajudar a não errar a mão e manter seus negócios sempre sob controle e sua empresa em pleno crescimento, evitando problemas financeiros.

Melhores práticas de gestão financeira e administrativa

 

1. Mantenha suas finanças pessoais separadas das da sua empresa

Você resolveu abrir seu próprio negócio, mas ainda mantêm as contas da empresa juntamente com a sua conta pessoal, isso é uma péssima pratica pode acreditar. A nossa primeira dica é: cada coisa em seu lugar. Quem mistura finanças empresarias com finanças pessoais perde facilmente o controle financeiro e isso pode acarretar em grandes problemas futuros para sua empresa.

Uma boa dica é definir um pró-labore, mesmo que você trabalhe sozinho, sem sócios — definir um valor fixo mensal para ser seu salário, tudo dentro da realidade financeira da empresa.

 

2. Planejamento é vida

Para que sua empresa realmente funcione e tenha vida longa é necessário manter um planejamento afiado, isso começa desde a ideia de abrir um novo negócio, passando pelo gerenciamento diário e também ao traçar metas futuras. Então, fica claro que o planejamento necessita ser permanentemente executado, analisado e corrigido para se adaptar as situações propostas pelo mercado.

Um empreendedor que se preze deve ter esse processo de planejamento como uma rotina, para que ele tenha plena visão da atual situação do seu negócio e dos desafios dos próximos períodos e assim se preparar para enfrentá-los sem maiores sustos.

 

3. Ferramentas qualificam o controle

O controle financeiro de qualquer empresa deve se tornar rotina e ninguém gosta de ficar preenchendo planilhas, mas isso é necessário. A sorte dos empreendedores que atualmente há algumas ferramentas que ajudam e facilitam e muito esse processo. O fluxo de caixa é algo diário que deve obrigatoriamente preenchido e acompanhado pelo gestor ou responsável, pois revela como anda a saúde financeira da sua empresa.

Outro controle que deve ser atualizado — trimestralmente ou a cada seis meses é o balanço patrimonial (dinheiro em caixa, recebimentos, bens, contas a pagar e salários) e também o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) que mostra se o que o que foi planejado no orçamento foi realmente cumprido.

Outra ferramenta muito importante é a conciliação bancária, pois ela compara a saldo interno do seu caixa, suas entradas e saídas, assim fica muito mais fácil identificar possíveis divergências nas entradas e saídas de sua movimentação bancária.

 

4. A organização reflete diretamente nos resultados

Uma coisa temos plena certeza, ao abrir nosso próprio negócio abraçamos quase todas ou até mesmo todas as tarefas administrativas, financeiras e comerciais da empresa. E a pergunta que logo vem a cabeça é como dar conta de tudo? Então, a dica é estabelecer um calendário de rotinas semanais e definir prioridades.

O gestor deve entender que organização gera economia de tempo e dinheiro e (evita o aparecimento precoce de cabelos brancos). Uma empresa onde os processos não estão organizados fica muito mais suscetíveis a erros. Então, evite esquecer das contas a pagar, das suas vendas, perder documentos importantes. A bagunça é um monstro terrível e que logo pode engolir sua empresa.

 

5. Um bom Sistema de gestão faz tudo por você

Vamos bater novamente na tecla da organização e controle, afinal esses são dois pilares básicos de qualquer empresa que queira se manter no mercado. Gestão financeira e administrativa. Mesmo que sua empresa esteja começando no mercado é necessário ter um controle efetivo de todos os processos. Se não quiser adotar um sistema de gestão financeira, adote planilhas a princípio, embora elas não tenham a segurança e confiabilidade de um bom software, no início elas vão lhe ajudar.

Conforme sua empresa evolui, esses controles também devem evoluir e se tornar mais profissionais. Essa é a hora de adotar um sistema de gestão online, nele você vai encontrar soluções mais completas, seguras e confiáveis não disponíveis em planilhas.

Um software que trabalha online com armazenamento na nuvem faz a integração de todas as áreas da empresa, organiza as contas a pagar e a receber, faz o fluxo de caixa e o processo de conciliação bancária, além de outras inúmeras opções de controle. Com essa facilidade de todos os processos estarem integrados, o gestor ganha muito em tempo e pode dedicar seus dias para outras funções menos burocráticas, potencializando seus resultados.

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