Aprenda a organizar à agenda de contas da sua empresa

Você pode até achar que não precisa ter uma agenda de contas, se orgulhar do potencial da sua memória e essas coisas todas aí. Mas certamente, se você não documentar essas despesas em algum momento vai esquecer de pagar alguma delas, e aí que bate aquela “bad”, juros e multas aplicados pelo atraso, sem falar no desgaste da credibilidade da imagem da sua empresa perante os fornecedores.

Pensando nisso, nesse post vamos ajudar você a se organizar melhor, de uma maneira mais eficiente e rápida, vamos lá?

 

Por que eu devo ter uma agenda de contas?

Uma coisa que observamos muito é a quantidade estrondosa de empresas, principalmente micro e pequenas que contam com um controle financeiro realmente amador. Onde não existe uma separação clara entre finanças pessoais e empresariais. Essa separação de contas é o mínimo do mínimo que se espera de qualquer empresa.

Outro ponto que é muitas vezes deixado em segundo plano é o fluxo de caixa, registrar as despesas e receitas é algo que também é aprendido rapidamente (ou nem tanto assim), muitos o fazem somente após sentirem que seu saldo bancário está indo para o ralo e ele não sabe o porquê. Então, registre todas as entradas e saídas, não deixe nada escapar.

Se sua empresa escapou ilesa de qualquer problema até aqui, mesmo não tendo o mínimo de controle sobre o processo financeiro, tenho que admitir que você é um homem de sorte ou simplesmente não está vendendo muito mesmo.

Então, sua micro empresa continua crescendo e aumentando as vendas, negociando mais com fornecedores. De repente, seu financeiro recebe aquele e-mail ou ligação falando que o boleto refente aquela compra com o novo fornecedor não foi pago.

Aí já começa a ficar chata a situação, na maioria das vezes não é por má fé o atraso, foi somente falta de organização e controle mesmo. Mas como seu fornecedor não te conhece direito ainda, ele já não vai ter uma boa primeira impressão. E tudo isso por conta da falta de aprimoramento do seu controle financeiro.

E como já falamos, em caso de atraso, além do desgaste tem a questão de prejuízos financeiros, afinal uma conta atrasada já vem com aquele “brinde” de juros e taxas. Mais uma grana que poderia ser economizada, não é mesmo?

Não cometa esse tipo de erro, organize seus compromissos financeiros e evite esses problemas, pode ter certeza que vale muito mais a pena dedicar um tempinho a mais no registro dos processos, do que perder tempo e dinheiro resolvendo os problemas provenientes da sua falta de organização.

 

Ok! Mas como começo a organizar meus pagamentos?

Agora que você já sabe que vale mais a pena se organizar seus pagamentos do que pagar o preço pela falta dessa organização. Vamos aprender a como fazer isso na prática em uma agenda de contas:

Registre todos seus compromissos assumidos: O primeiro passo é listar todas as despesas assumidas pela sua empresa, com suas respectivas datas de vencimento, seus valores individuais e totais. Não esqueça de nada, desde água, energia elétrica, internet até os contratos firmados com fornecedores.

Organize sua listagem de pagamentos: Após listar todos os pagamentos, chegou a hora de colocar tudo em ordem, organize sua listagem por data de vencimento e de ênfase para as despesas mais urgentes.

Planeje os pagamentos: Se sua empresa tem o mínimo de organização, deve ter um controle de fluxo de caixa, então é só ficar ligado na sua planilha e programar os pagamentos de acordo com o vencimento, caso algumas despesas ofereçam descontos por pagamentos antecipados e sua empresa tenha dinheiro em caixa para pagar, é justo se pensar na economia e quem sabe adiantar esse tipo de pagamento.

Ops! Faltou dinheiro em caixa: Caso suas despesas ultrapassem seus recursos e não seja possível honrar os pagamentos de acordo com o vencimento, tendo a sua listagem em mãos é possível prever quais são mais urgentes e quais podem ser renegociadas, sendo assim, entre em contato com seus fornecedores antes mesmo das parcelas atrasarem, mantendo assim uma boa comunicação e evitando desgastes maiores.

Não subestime os juros: O que vale mesmo é não perder o controle e deixar que essas despesas se tornem uma bola de neve no seu setor financeiro, fuja o quanto puder dos juros, embora alguns possam parecer pequenos a primeira vista, aos poucos eles podem ser tornar um monstro gigantesco e engolir sua empresa.

 

A agenda de contas não vai salvar sua empresa!

Você deve estar achando estranho, até o momento rasgamos elogios para a agenda de contas, sim, ela é necessária e deve ser utilizada. Mas muitas vezes, a empresa não tem dinheiro em caixa e somente o uso da agenda não vai resolver sozinha esse descontrole financeiro.

A agenda vai te ajudar a conhecer a maioria dos custos envolvidos no seu negócio e dar uma alicerce para que você consiga direcionar possíveis cortes de despesas.

Outro ponto que deve ser observado é a questão da sua margem de lucro, se as receitas estão entrando conforme o previsto, o problema pode ser que você não esteja repassando suas despesas de produção de maneira correta para o preço final de seu produto ou serviço.

Sendo assim, é muito importante contar com a ajuda de um profissional capacitado para lhe apoiar na gestão financeira da sua empresa, esse profissional é o contador. Ele pode ser seu fiel escudeiro para uma gestão eficiente da sua empresa.

 

Otimize o controle de contas a pagar

Como passo inicial os controles manuais feitos em planilhas eletrônicas é bem vindo a qualquer empresa, afinal é necessário dar um start no processo de controle financeiro, fluxo de caixa e calendário de contas a pagar e receber, por exemplo. Mas com o passar do tempo é necessário aprimorar e otimizar esse controle.

Sua empresa começa a crescer e suas demandas aumentar, e isso é muito bom, afinal você está trabalhando para isso, não é mesmo? Mas com esse crescimento se torna quase impossível ficar atualizando planilhas e controlando datas manualmente. Esse é o ponto no qual se deve pensar em usar a tecnologia que existe no mercado ao seu favor.

Investir em um bom sistema de gestão online é primordial para manter o constante crescimento da sua empresa, sem perder o controle sobre suas atividades financeiras. Integre todos os seus processos financeiros com a conta bancária da sua empresa e acompanhe em tempo real a saúde financeira do seu negócio.

 

Nunca perca o foco do seu controle financeiro

Não existe possibilidade alguma de alguma empresa sobreviver se ela não tiver dinheiro para o fazer. Essa é a realidade. Sem entradas, seus projetos são adiados, investimentos não são possíveis e ideias que podiam ser inovadoras acabam morrendo ali mesmo no papel.

Então, fique ligado e mantenha suas finanças sempre organizadas, evite sustos e faça sua empresa sempre se manter em crescimento, não deixe seu sonho morrer por falta de organização.