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Ter um planejamento efetivo de compras é uma necessidade para qualquer empresa, independente de seu porte. Saber o melhor momento para fazer a reposição de mercadorias ou de matéria-prima é primordial para evitar problemas de estoque, atritos com clientes e fornecedores e consequentemente prejuízos.
O planejamento de compras deve ser feito indiferente do segmento do seu negócio, se ele trabalha com revenda ou com fabricação, se é do ramo comercial ou industrial, o planejamento é altamente necessário.
Afinal, ninguém gosta de ouvir do fornecedor que a sua mercadoria atrasou ou está em falta, e essa é a mesma sensação que seus clientes tem quando você não tem o que eles procuram, tudo soa como desculpa no fim das contas e isso acaba degradando a imagem da sua empresa perante o mercado. Mas como planejar as compras? É só sobre isso que vamos tratar nesse post.
Contar um processo de compras planejadas significa que sua empresa somente vai adquirir o que realmente é essencial para seu negócio naquele momento, seja para revenda, para execução de um determinado serviço ou para produção de algum item, buscando sempre se aproximar ao máximo da demanda e frequência ideal, para que não haja interrupções nos processos e mantendo uma boa rotatividade do seu estoque.
Fugir dos processos de compras urgentes é outra vantagem de ter um planejamento efetivo, pois esse tipo de negociação geralmente permite uma margem muito pequena ou nenhuma margem para negociação com seus fornecedores, acabando por afetar diretamente seus resultados.
Um bom planejamento de compras depende de uma série de variáveis, que compreende desde a equipe interna de fornecedores e clientes, demandas, prazos de entrega de produtos e tempo de produção, entre outros. Mas quem deve ser o responsável por organizar e buscar essas informações?
Em empresas de maior porte, existem departamentos específicos para processos de compras. Mas, em pequenas e médias empresas, geralmente existe uma área ou apenas uma pessoa encarregada para essa tarefa. Em outras, não existe alguém somente para essa tarefa, ela é apenas mais uma das inúmeras acumuladas por esse profissional.
Sabemos que dependendo do porte da empresa, essa tarefa fica mais árdua e existem diferenças no processo de compras entre pequenas e grandes empresas. Mas algumas etapas são comuns a todas elas, e se executadas da maneira correta ajudam a promover uma boa organização, reduzir custos e evitar problemas de falta de estoque.
Vamos listar algumas tarefas que vão lhe ajudar a organizar seu processo de compras:
Saiba quais matérias-primas são necessárias para a fabricação de seus produtos e de quanto em quanto tempo é necessário repor o estoque de cada item.
Conhecer detalhes de seus fornecedores é muito importante, pois além de saber quem pode fornecer cada tipo de produto, é necessário saber quais tem os melhores valores, quais os melhores prazos de entrega, qual a qualidade dos produtos oferecidos e o grau de confiança de cada um deles. Tudo isso vai lhe ajudar a definir os melhores fornecedores para fazer a cotação de preços.
O objetivo principal da cotação é encontrar o melhor preço, aliado a qualidade e prazo de entrega, em suma o melhor custo-benefício para sua empresa. Uma dica é buscar pelo menos 3 fornecedores confiáveis e solicitar um orçamento de cada um deles, isso ajuda a incentivar a concorrência entre eles e quem ganha com isso é a sua empresa, pois consegue melhores condições de entrega e pagamento.
Após o processo de cotação, não feche negócio com o que tem as melhores condições, não antes de tentar negociar com os demais fornecedores para ver se consegue também adequar as propostas deles a melhor recebida, o processo de negociação é primordial para construir o melhor cenário de compra para sua empresa.
Nunca esqueça de manter sempre um bom relacionamento com seus fornecedores e assim manter um plano alternativo de compra, caso o ganhador da cotação não atenda ao combinado, pode ser necessário partir para uma segunda opção de compra para evitar maiores surpresas e possíveis prejuízos.
Manter o equilíbrio é a ordem, quando falamos sobre estoque. Não deixar seu estoque esvaziar e nem tampouco manter muito valor estocado, sem movimentações, pois isso é dinheiro investido e parado.
O controle do estoque é o principal item nessa balança, mas não podemos esquecer que outras áreas afetam o processo de compras, então, para que se possa evitar erros e surpresas, vamos listar como cada área contribui para um bom planejamento:
Como você pode verificar no item anterior, é importante que todas as áreas da empresa conversem entre si. E qual a melhor forma de fazer isso funcionar na prática? Isso mesmo, com o uso de um bom software de gestão.
As suas funcionalidades vão desde o registro de vendas, passando pela gestão de estoque, saída e baixa no estoque automática. Além de mostrar informações referentes ao processo financeiro e emitir avisos de estoque baixo, que certamente ajudaram o setor responsável pelas compras a antecipar suas ações.
E por último, mas não menos importante deve sempre haver um investimento da empresa na capacitação de seus colaboradores, para que eles possam conhecer as ferramentas que utilizam, como proceder em cada processo e como ter uma atitude preventiva. O processo de compras, assim com os demais tende a funcionar muito melhor quando existe o envolvimento de todos e isso é feito de forma planejada e organizada.
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