Como fazer a transição rápida e eficiente de planilhas para um software de gestão?

Só porque sua empresa é pequena e ainda está iniciando no mercado, não significa que sua gestão financeira deve ser feito de forma arcaica e ultrapassada, com uma quantidade enorme de papéis, planilhas trabalhosas de se preencher e cálculos manuais. Muito pelo contrário, por ser um negócio que ainda está começando fica ainda mais fácil adotar logo um software de gestão com baixíssimo custo. Reduza o número de planilhas ou se puder nem entre nessa e já comece sua gestão de uma forma muito mais organizada e ágil. Mas caso, sua empresa ainda utilize planilhas e controles manuais, não tem problema não, é para isso que estamos aqui.

Neste post vamos mostrar como fazer a transição do passado para o futuro de forma simples e objetiva, está na hora de dizer adeus as planilhas de uma vez por todas. Vamos lá?

 

Quais as vantagens de um software de gestão em relação as planilhas.

O uso de planilhas para controle financeiro, principalmente aquelas que utilizam o Excel ou similares com base são formas de controle muito difundidas nos pequenos negócios, pois se comparadas ao controle manual e papéis se torna algo ultramoderno (convenhamos que pior que fazer controle manual é somente não fazer controle algum, então tudo é lucro, neste caso).

Conforme sua empresa começa a evoluir e o fluxo de negócios começa a aumentar os problemas começam a aparecer, como dificuldades para preencher vários documentos que não estão interligados entre si e necessidade de incorporação de novas planilhas e fórmulas malucas para tentar fazer alguma análise daquele amontoado de informações.

Neste momento, surge a necessidade de partir para algo mais moderno, atualizando-se e buscando um processo mais automatizado e tecnológico, como um software de gestão financeira. Para tirar totalmente as planilhas da sua vida e dar um passo a frente, rumo a modernidade e praticidade separamos algumas dicas para lhe ajudar a tornar esse processo mais simples e aprender a usufruir dos recursos que um bom software de gestão oferece.

Os softwares de gestão aumentam a praticidade e agilidade dos processos da sua empresa, tornam o controle muito mais relevante e cruzam as mais diversas entradas para gerar relatórios gerenciais, gerando informações cruciais para o processo de decisão.

Contar com um sistema de gestão está se tornando algo crucial para qualquer empresa, indiferente do seu porte ou área de atuação, pois facilitam muito a integração entre setores, eliminam o retrabalho, evitam informações duplicadas e aumentam a confiabilidade dos dados gerados, pois como todas as áreas são interligadas, muitas informações precisam ser preenchidas somente uma vez e nos próximos processos são chamadas de forma totalmente automática.

Além de tudo, um bom sistema de gestão vai dar ao seu negócio um caráter muito mais profissional e isso certamente influencia no processo de escolha dos seus clientes, aumentando sua vantagem competitiva perante seus concorrentes.

 

Como fazer a transição para um mundo melhor (sem planilhas)

Caso você já tenha percebido as inúmeras vantagens de automatizar o processo de gestão da sua empresa e abandonar de vez as planilhas, vamos continuar:

O primeiro passo é fazer o processo de gestão de mudanças, adotar um sistema de gestão vai envolver todas as áreas da empresa e seus colaboradores, por esse motivo, quanto antes esse processo for implementado, mais simples se torna, por conta do treinamento dos envolvidos e mudanças de processos. Vamos listar as principais recomendações para fazer essa mudança de uma forma tranquila e eficiente:

 

Sempre tenha backup de tudo

Esse tipo de recomendação é tão banal, mas não custa lembrar, é sempre fundamental fazer um cópia de segurança de todos os seus dados, o que chamamos tecnicamente de backup de dados.

Salve a versão mais recente de cada um das suas planilhas, caso necessite de uma consulta futura. Manter esses arquivos devidamente protegidos, garante que, independente de qualquer mudança que seja feita, nenhum dado importante corre o risco de ser perdido.

 

Busque conhecer o software de gestão

Outra coisa importante é saber exatamente como o software de gestão que você escolheu funciona, quais suas principais funcionalidades. Solicite a empresa fornecedora uma versão de testes, navegue, leia as instruções do fornecedor e veja se atende todas as suas necessidades.

 

Escolha o momento da virada

Caso sua empresa esteja em um momento de alta produção, é a temporada de maiores vendas, enfim, esse pode não ser o melhor momento para a transição. Fazer grandes mudanças no meio de um ano fiscal também não é uma boa ideia, pois pode trazer várias dúvidas e incertezas no processo fiscal. Mas então, qual o momento certo de abandonar de vez as planilhas e partir para a tecnologia?

O período mais indicado é aquele que interfira o menos possível nas suas operações. Geralmente esse período se encontra no início ou no final do ano fiscal, pois nesses períodos fica mais fácil integrar e iniciar o processo de maneira correta e com menos informações para importar.

Mas não ligue, caso você tenha decidido fazer esse processo no meio do ano, esse processo pode ser feito a qualquer momento, a recomendação do fim do ano fiscal é um período que geralmente fica mais simples e a nossa ideia é repassar e lhe ajudar a ter o menor trabalho possível neste processo. Mas as equipes que fornecem esse tipo de solução estão preparadas para a virada em qualquer período.

 

Treine sua equipe

Preparar sua equipe para a mudança é algo muito relevante para que o processo de implantação caminhe da maneira desejada. Não é nada difícil ouvir aqueles relatos de colaboradores que são avessos a mudança e reclamam de tudo que os tire da zona de conforto, mudando sua rotina. E nesses casos, que deve ser prestado mais atenção, mostrar como o software de gestão vai facilitar sua rotina, colocar isso na cabeça de alguém que está viciado em uma rotina, mesmo que ela seja muito mais árdua que a nova, muitas vezes não é uma tarefa muito fácil.

Nesses tipos de caso, pode ser necessário um trabalho mais específico de convencimento. Treinar esse tipo de colaborador de maneira individual e mostrar os benefícios que a mudança vai trazer. Quanto mais os membros da equipe estiverem engajados na causa, a processo será mais fluido e agradável. Adotar apresentações e treinamentos é uma ótima ideia.

 

Padronize seus dados

Um problema que as planilhas apresentam é muitas vezes a falta de padrão de dados. Um software de gestão, por ser algo que integra todos os setores e exige que se adote um padrão, então pode ser necessário definir quais padrões de medidas, valores e tempo por exemplo vão ser utilizados. Quanto maior o número de adaptações você fizer antes de importar os dados, menos vai ser o tempo que vai gastar para começar a usar o novo sistema.

 

Escolha uma solução com suporte especializado

No decorrer deste post mostramos alguns insights que vão lhe ajudar a abandonar de vez as planilhas e partir para a tecnologia de um bom sistema de gestão de maneira fácil e rápida. Muitas vezes esse processo pode ser um pouco mais demorado em algumas empresas, dependendo do ramo e da quantidade de informações. Mas a boa notícia é que você não está sozinho neste empreitada.

Durante um processo de de transição, seja no início, durante e até mesmo depois é altamente recomendado que a empresa fornecedora do software garanta o suporte e ajuda necessária para que esse processo seja feito da melhor maneira possível. Então preste atenção e sempre questione como será o processo de implantação e qual o suporte que a empresa vai lhe fornecer.

Após a implantação de um software de gestão sua empresa já começa a perceber as inúmeras vantagens e resultados positivos que isso trás. Os trabalhos diários se tornaram mais fáceis, os colaboradores terão mais tempo para desempenhar mais funções e produzir mais em menos tempo. Isso tudo se reflete no panorama geral da empresa e nos resultados financeiros.

Então, está esperando o que para abandonar de vez esse amontoado de planilhas? Vem pra FlyERP. 🚀