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Como reduzir custos fazendo um bom planejamento de compras

Empresas que trabalham com material para revenda ou com com industrialização de matéria-prima necessita de um bom planejamento de compras. Caso não dê a devida atenção a esse processo, vários problemas podem aparecer no seu estoque e consequentemente as vendas e os resultados financeiros. Trabalhar com previsão é a melhor estratégia, indiferente do porte da sua empresa.

Qual a importância de suas compras

Uma determinada empresa que atua na área de vestuário, por exemplo, deve saber qual o tipo de roupa para procurado, esse dado sazonal, pois depende neste caso da estação do ano e assim deve sempre ter em estoque produtos para atender esse período. Outro exemplo, é o seguinte, uma empresa que atua na área de calçados, deve estar atenta a compra dos componentes necessários para que a produção não tenha pausas.

Como podemos observar acima, contamos com dois exemplos distintos, um mais voltado para a área comercial e outro para a área industrial, mas ambos com a mesma necessidade: ter um planejamento de compras eficiente. No primeiro caso, se faltar o produto desejado no estoque, o cliente possivelmente vai procurar o mesmo em outra loja. No segundo caso, a demanda é de produção, então o estoque de matéria-prima deve suprir a demanda atual para que a produção não pare, ocasionando assim atrasos na entrega do produto final. Nos dois casos, caso o planejamento não ocorra ou seja falho resultará em prejuízos para a empresa.

Ninguém gosta de encomendar um produto e no dia de ir retirar, receber a notícia que a entrega atrasou, ou ir até a loja e verificar que o que queria comprar está em falta. Então, a melhor opção é não sujeitar seu cliente a enfrentar essa situação. Pois, ninguém quer perder um negócio ou até mesmo o cliente por esse pequeno deslize. Para evitar isso e também que imagem da sua empresa fique manchada no mercado, é importante que saiba planejar as compras. Mas a pergunta é: Como fazer isso de maneira eficiente?

Planejamento de compras reduz custos

Um processo de compras que realmente funciona prioriza adquirir tudo aquilo que é essencial no momento para seu negócio, seja para revenda, para produção ou até mesmo para execução de um determinado serviço sem interrupções.

Priorizar pela continuidade do trabalho sem interrupções é algo que se enquadra na eficiência nos processos internos de uma empresa e deve ser sempre levado em conta. Manter o processo sempre em andamento evita que gastos extras sejam gerados, como por exemplo, com compras urgentes, onde sua margem de negociação diminui consideravelmente e em alguns casos tende a comprar produtos de fornecedores de menor qualidade, para garantir um prazo de entrega mais rápido, tudo isso apenas para suprir uma necessidade que certamente seria evitada que o planejamento de compras tivesse sido feito da maneira correta.

Um bom planejamento de compras depende da união de vários fatores, que envolvem desde a equipe interna, passando por preços e prazos de entrega e chegando finalmente aos fornecedores e clientes. A dúvida é: Neste processo, quem é o verdadeiro responsável por esse processo?

Em empresas maiores, existem departamentos específicos para cuidar desses assuntos. Mas, quando falamos de micro e pequenas empresas, a coisa muda de patamar, pois como já sabemos, um mesmo profissional é encarregado por desempenhar as mais diversas tarefas.

Claro que empresas de maior porte tem uma demanda mais complexa no que se refere a processo de compras. Mas tirando esse detalhe, algumas etapas são essenciais indiferente do porte da empresa, para que se torne viável manter uma boa organização, evitar problemas pela falta de estoque e otimizar a redução de custos.

Então. Quais são essas etapas?

Busque conhecer a demanda

Em uma lanchonete, onde o produto principal é a venda de cachorro-quente, a demanda é simples de ser observada, pois o foco são os ingredientes principais, salsicha, pão e molhos. Já em uma empresa de grande porte especializada em estruturas metálicas, a demanda do que é necessário é um tanto mais complexa, pois necessita, que seja feito um estudo de projetos e datas de entrega para cada cliente e pedido e assim se verifique quais e quanto de cada matéria-prima são necessários para fabricação do que foi solicitado. Mas em ambos os casos é necessário que se pense e planeje o processo de compras para que não falte estoque, pois isso é um grande sinal de desorganização e geralmente custa muito mais caro.

Faça a identificação dos fornecedores

O processo de organização exige que o responsável pelo processo conheça quem vende os produtos que precisa. Então, um processo primordial é contar um cadastro completo de fornecedores, com seus dados, contatos, preços, qualidade e prazos de entrega. Isso vai ajudar muito no processo de cotação e definição de compras.

Faça cotações

Não abra mão do processo de cotação, pois quando essa etapa é bem feita é possível encontrar o menor preço, a melhor qualidade e ainda um bom prazo de entrega. Após ter a identificação dos melhores fornecedores, esse processo fica muito mais fácil. Então, uma dica é buscar pelo menos três orçamentos diferentes, pois isso vai estimular a competição entre os fornecedores e aumentar seu poder de negociação em busca do melhor custo-benefício para sua empresa.

Sempre negocie

Durante o processo de cotação é necessário estar atendo a vários fatores, não se atenha apenas ao valor. O negócio ideal deve levar em conta além disso, o prazo de entrega, qualidade e condições de pagamento.

A dica é usar essas informações a seu favor e aumentar seu poder de barganha perante os fornecedores e assim atingir o melhor cenário de compra possível. Se o fornecedor X tem o melhor valor e o Y tem o melhor prazo, então solicite ao primeiro um prazo melhor, pois você tem opções e vice-versa, assim certamente você fará melhores negócios.

Mantenha sempre as portas abertas

Esse passo é primordial, mas para que ela funcione efetivamente é necessário que as anteriores também tenham sido cumpridas. Após ter cotado com vários fornecedores, negociado melhores condições, a dica é manter durante esses processos um relacionamento sempre sadio e profissional com seus fornecedores, indiferente se neste momento sua empresa optou por comprar do concorrente. Pois, se algum problema ocorrer com a opção escolhida, você vai ter que correr atrás da segunda opção, o plano B, para suprir sua demanda. Então, mantenha sempre as portas abertas.

Gerencie efetivamente seu estoque

Equilíbrio é a palavra mais correta para esse tópico. Seu estoque não pode estar vazio ao ponto de correr o risco de faltar matéria-prima para produção ou revenda e muito menos cheio, onde corre o risco de perder insumos perecíveis ou ter itens encalhados e sem saída — afinal, seu estoque é dinheiro parado, ou seja, se estiver com muitos itens sem demanda, você está perdendo dinheiro que poderia ser investido em outras partes da sua empresa.

Envolva toda a empresa

Como já percebemos o estoque é o ponto chave de todo o processo de compras, é ele que define quando é hora de comprar e quanto é preciso comprar. Mas lembre-se que todas as áreas da empresa são afetados caso algo saia errado no processo de compras, por exemplo:

  • Vendas: sua demanda define saídas do estoque e compras futuras
  • Financeiro: cada nova compra gera uma conta a pagar
  • Produção: depende das compras para funcionar
  • Controle de qualidade: estabelece padrões mínimos aceitáveis.

 

É hora pensar em um bom sistema de gestão

Como observamos no tópico anterior é importante que todas as áreas da empresa conversem entre si. E a maneira mais eficiente de se fazer isso é contar com um sistema que integre todas essas áreas.

Entre todas as funcionalidades, contar com um registro de vendas, que atualiza de forma automática o seu saldo em estoque é algo primordial. Pois, somente esse simples processo de registro de saída de produtos agiliza e garante que tanto a área de vendas tenha conhecimento do que está ocorrendo, quanto o financeiro, estoque e compras. Assim pode ser gerado alertas para informar que alguns itens devem ser repostos para evitar que faltem posteriormente.

Conclusões

Neste post mostramos como um planejamento de compras pode reduzir custos, otimizar o processo, aumentar produtividade e refletir nos resultados da empresa e também apresentamos as etapas para que você possa implementar esse processo da melhor maneira na sua empresa.

Quando suas ações são bem planejadas, os resultados tendem a ser satisfatórios.