Guia Completo para você não errar no Fechamento Mensal da sua empresa

Manter seu negócio sempre saudável financeiramente não é uma tarefa nada fácil e exige uma sinergia entre sua empresa e seu contador. Esse trabalho quando executado de maneira correta e profissional por ambos os lados tende a garantir que o funcionamento dos controles das entradas e saídas de recursos seja feitos com precisão.

Levando em consideração a importância do controle financeiro e alocação adequado de recursos, um passo importante para que esses dados sejam apurados com precisão, principalmente se tratando de MPEs é o fechamento mensal. Esse processo é realizado geralmente no início de cada mês levando obviamente as informações do mês anterior, seu objetivo é elaborar uma estratégia eficiente para o crescimento da empresa no mês atual, levando em consideração os resultados já atingidos e resolver possíveis falhas ocorridos.

Em suma, a função da empresa e do escritório contábil podem ser listados da seguinte forma: A empresa tem a obrigação de fornecer os dados financeiros, como notas fiscais e comprovantes de venda e recebimento para que o escritório de contabilidade faça a análise dos dados, confira se se estão todos dentro do padrão e conforme a lei e após isso façam o lançamento final no fechamento e retornem as informações novamente para o setor financeiro.

Após esse processo é possível analisar quais foram os pontos positivos e os negativos do mês anterior e assim adaptar o planejamento estratégico para o mês corrente e os subsequentes.

Sendo, assim o principal objetivo é listar todas as operações de forma clara e correta, de modo que cada dado seja examinado e incluído no DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) e/ou no Balanço Patrimonial da empresa. É por isso que caso os contadores verifiquem que existem divergências nos lançamentos eles devem estar autorizados a conferir com o setor financeiro a verificar o porque do erro, ajustar e após isso fazer a conciliação contábil.

Então, como observamos é muito importante que haja um trabalho em conjunto entre setor financeiro e contador, somente assim esse processo pode ser totalmente integro.

 

Como funciona o processo para o fechamento mensal

O contador é peça indispensável para qualquer empreendimento que se deseja ter sucesso. Pois, ele é o profissional responsável pelo cálculo dos impostos, entrega das obrigações e registro nos livros obrigatórios. Mas, para que isso seja possível ele necessita receber essas informações da sua empresa de maneira correta (gastos e receitas, notas fiscais, extratos bancários etc).

Podemos dividir essas documentação que deve ser enviada para seu contador nas seguintes categorias: trabalhistas, fiscais, controle de estoque e fiscais, Abaixo, vamos listar cada um deles e os respectivos documentos que os compõem:

 

Documentos Trabalhistas

São documentos relacionados as seus colaboradores e vão ajudar nos cálculos de impostos de salários e tributos relativos, são eles:

• Comprovantes de pagamento: salários, pró-labore, férias, vale-transporte e atestados médicos de funcionários.
• Guia de impostos ou contribuições: INSS, FGTS, contribuição sindical e outras contribuições;
• Movimentos e recibos: relacionados aos serviços contratados de autônomos e cooperados;

Documentos Fiscais

Os documentos fiscais devem ser entregues de maneira minuciosa, pois erros podem ocasionar problemas com o governo, como multas e notificações, os documentos são os seguintes:

• Arquivos eletrônicos: são os documentos emitidos em formato digital. Alguns exemplos são: redução Z, arquivos do Sped Fiscal e notas fiscais em formato XML;
• NF-e : é preciso guardar e entregar ao contador todas as notas fiscais, sem exceção. Isso inclui as de entrada e de saída de produtos, de prestação e contratação de serviços, de conhecimento de transporte e de compra de bens;
• NF-e de concessionárias: referem-se a serviços, como os de telefonia e energia elétrica;
• Comprovantes de pagamento dos impostos: é o caso do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), da GARE (Guia de Arrecadação Estadual) e da GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).

Documentos contábeis

Os documentos que não estão ligados às áreas trabalhista e fiscal são incluídos na movimentação contábil. São eles que permitem o controle de caixa, tais como:

• Arquivos eletrônicos: como extratos em formato OFX e controle de caixa;
• Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, empréstimos e descontos de duplicatas;
• Recibos e contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas.

 

Controle de estoque

O controle de estoque e inventário é necessário para que o contador possa apurar os custos das mercadorias vendidas e das despesas relacionadas a vendas e transferências de produtos ou serviços.

 

Obtenha seus dados em poucos cliques

Todos nos já sabemos a facilidade que automação de processos trás para nossas empresas, isso se torna ainda mais claro, quando falamos de MPEs, pois os processos são acumulativos e geralmente feitos por poucas pessoas que fazem parte do seu negócio.

Sendo assim uma ótima estratégia é adotar um bom sistema de gestão empresarial, que faça o controle efetivo de todas as entradas e saídas financeiras, estoque, emissão e recebimentos de notas fiscais e custos, aumentando a produtividade e evitando que você fique quebrando a cabeça no final de cada mês separando informações e atualizando planilhas, recibos e notas fiscais para enviar para seu contador.

Otimize seu processo de fechamento mensal, melhore seu fluxo de trabalho e integre todos os setores da sua empresa. Além, disso tudo fica muito mais fácil analisar como estão os processos em tempo real e assim maximizar a velocidade no processo de tomada de decisões.

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