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Os 5 principais erros no controle de estoque que sua empresa precisa evitar

Indiferente do porte da sua empresa, seja ela de grande porte, micro ou pequena ou até mesmo um empreendimento individual, manter o controle por de seu estoque é um ponto-chave para que ela se mantenha forte no mercado.

Lembre-se sempre, estoque não é despesa, custo. É ativo, ou seja, dinheiro aplicado, investimento. Partindo desse primórdio, a relação que você deve fazer é qual a real importância que você dá para seu dinheiro?

Pensando nisso, neste post vamos abordar um assunto bem difundido, mas que ainda gera muitas dúvidas, os erros mais comuns quando falamos de controle de estoque, quais são eles, suas consequências e como solucioná-los. Certamente na sequência da leitura você vai encontrar alguns que se encaixam na sua empresa, vamos lá?

 

Nível de estoque abaixo ou acima do necessário

Algo de extrema importância é que o empreendedor ou o responsável pelo processo de compras, saiba mensurar exatamente o quanto precisa comprar para atender a demanda da empresa. Mercadorias em excesso são um custo desnecessário, ou seja, dinheiro parado a mercê da depreciação por influência do tempo ou até mesmo danos e consequentemente prejuízo por ficarem muito tempo sem movimentação.

Se sua empresa trabalha com produtos perecíveis como alimentos por exemplo, o seu processo de compra precisa ser ainda mais certeiro, pois esse tipo de produto geralmente têm um prazo de validade menor e podem acabar estragando se armazenados por muito tempo.

Outro erro bastante comum é a questão de ser muito minimalista no processo de compras, não ter uma base concreta da quantidade a ser comprada e pelo valor dos produtos, manter um estoque abaixo do recomendado, isso também pode se tornar um problema para a empresa, pois se seus cálculos de procura e demanda não estiverem corretos, certamente sua empresa pode ter problemas para entrega dos materiais no prazo e custos maiores com compras com urgência de fornecedores para suprir a demanda.

Para você que está iniciando sua empresa, o ideal é manter um acompanhamento efetivo sobre seu estoque, identificar os itens com maior saída, através de uma análise de vendas mensal, somente assim você pode ter projeções mais precisas de quanto vai precisar repor de cada produto para que consiga atender a demanda dos seus consumidores.

 

Não utilizar software para realizar o gerenciamento do estoque

Não estamos dizendo que é impossível realizar o controle de seu estoque em papéis, com lápis e caneta ou até mesmo com o uso de planilhas eletrônicas, é claro é possível fazer. Mas no meio de tantas tarefas que se acumulam e geralmente se concentram em poucas pessoas, no caso de micro e pequenas empresas principalmente, fica difícil fazer um controle realmente eficiente e sem brechas do seu estoque e no processo de compra e venda de mercadorias.

E hoje, no meio de tantas opções de softwares de gestão a preços cada vez mais em conta e que ainda integram toda o processo de administrativo e burocrático de controlar seu fluxo de caixa, processo de vendas e compras e ainda emissão de notas fiscais, não vale a pena perder seu valioso tempo com controle primitivos, inseguros e sem integridade dos dados.

 

Falta de organização e identificação

De nada vai adiantar você investir em um software de gestão, ter um controle efetivo na teoria do seu estoque, se não existe uma organização física dos itens, uma descrição detalhada e identificação de cada item, separação por tipos de produtos, finalidade. Seus itens devem ser separados por detalhes, características, descrição, finalidade. 

Seus relatórios serão muito mais detalhados, por exemplo, você vende materiais escolares: o item caneta está apenas descrito como caneta, sem maiores informações no seu sistema de gestão, então no fim do mês você não tem como saber precisamente quais as cores de canetas com maiores saídas e assim repor de maneira correta e precisa o que está faltando, correndo o risco de comprar itens que vão ficar sem movimentação e deixar de comprar os que realmente são necessários, então, detalhe ao máximo seus itens.

Quanto mais informações detalhadas sobre cada produto, mais fácil será para o gestor entender como funciona o fluxo de saída e o processo de sua empresa. 

 

Analisar somente uma variável de reposição

Analisar seu estoque somente levando em conta os valores nele aplicados e esquecer as demais variáveis, como por exemplo a rotatividade. Um muito erro comum é ver que o item A tem cerca de R$ 500 em estoque e o item B cerca de R$ 3000, e no momento da compra, repor o item A e deixar o item B para o próximo mês, chegando na metade do mês o item B acabou e o item A ainda tem o estoque antigo.

Então no momento da avaliação deve-se levar em conta a rotatividade dos itens do seu estoque acima dos valores agregados, pois o item B por exemplo tem muito mais saída que o item A, ou se valor agregado é maior.

Isso, vai sendo aprimorado com o uso de um bom software, acompanhamento das movimentações e também com know-how que o gestor vai adquirindo com o decorrer do tempo.

 

Não realizar inventários periódicos

A rotina de inventário deve ser feita periodicamente, não é necessário um inventário geral sempre, mas realizar pequenas validações entre os inventários é uma ótima maneira de alinhar as informações do físicas do seu estoque com as informações de controle — via sistema de gestão ou via planilhas. Com essa prática é possível identificar prováveis falhas e assim antecipar ações e prevenir problemas.

A periodicidade deve ser definida de acordo com a quantidade de itens e tamanho do seu estoque, nível de movimentação pelo gestor, mas ela pode ser semanal, quinzenal ou mensal, e quanto menor o período entre esses inventários maior será a integridade das informações fornecidas pelo seu sistema de gestão.

E aí como está o gerenciamento de estoque na sua empresa?

Boa gestão e bons negócios.