ERP: Porque você deve contar com sistema de gestão na sua empresa

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ERP: Porque você deve contar com sistema de gestão na sua empresa

Indiferente do tamanho da sua empresa uma coisa é certa, ela conta com tarefas rotineiras, ou seja, que devem ser repetidas diariamente ou em períodos de tempos preestabelecidos. Algumas dessas rotinas são cruciais para uma boa gestão e por conta da quantidade dessas tarefas acabam sendo deixadas de lado, seja por falta de tempo, plantel de colaboradores limitado ou até mesmo por falta de conhecimento técnico, e isso mais cedo ou mais tarde vai influenciar no andamento da sua empresa.

Pensando nisso, para otimizar esses processos e evitar problemas futuros os sistemas de gestão integrados ganharam muita força no mercado, pois contam com recursos que amenizam e facilitam a vida dos gestores de uma maneira surpreendente. Justamente por integrarem os mais diversos segmentos da sua empresa, aliar vendas com estoque, compras com fluxo de caixa, impostos com financeiro, ou seja, é um alicerce que facilita muito e torna a gestão muito mais fácil, prática e funcional.

Embora cada empresa tenha seus problemas e peculiaridades, existem diversos itens que geralmente são primordiais e acabam sendo comuns na maioria dos negócios. Neste post vamos falar de algumas tarefas que geralmente são dores de cabeça para micro e pequenas empresas e como um bom sistema de gestão pode vem a calhar e ajudar a amenizar essas dores integrando processos:

 

1. Cobrança e fechamento mensal

Conforme as vendas da sua empresa crescem, mais complicada fica o processo de cobrança. Controlar datas de emissão de boletos, valor por cliente, aliar tudo isso a sua respectiva nota fiscal se torna uma tarefa repetitiva e sujeita a erros caso seja feita de maneira manual.

O uso de uma bom software de gestão certamente vai amenizar esse problema, pois nessas ferramentas basta somente informar o valor da venda, informações do cliente, condições de pagamento e valores somente uma única vez e após isso, a venda é integrada com a questão de cobrança e fiscal, ou seja, você não vai mais esquecer de emitir aquele boleto na data combinada com o cliente e também em poucos cliques a sua nota fiscal pode ser emitida, seu estoque é baixado e você pode continuar fazendo suas tarefas sem se preocupar com os demais setores.

Além disso, no final do mês não será mais necessários ter que buscar em diversas planilhas informações de vendas e gastos para fazer o fechamento do mês, o software conta com relatórios integrados a cada área.

 

2. Falta de controle de caixa

Problemas no controle de fluxo de caixa é algo bem comum em micro e pequenas empresas, por exemplo, a grande maioria dos seus recebimentos entram no dia 15 do mês e neste mês foi necessário fazer uma compra e pagamento cai no dia 10. Ou seja, não existe dinheiro em caixa no período e isso pode acabar incidindo em cobrança de 5 dias de juros no banco.

Este acompanhamento se não feito de uma maneira sistemática pode acabar causando gastos indesejáveis, com o uso de sistema de gestão seu fluxo de caixa encontra-se integrado com sua conta bancária, através da conciliação e isso ajuda a saber através do seu extrato bancário a data de pagamentos e recebimentos e evitar gastos indesejáveis.

 

3. Organização de pedidos e contratos

Manter a organização de seus pedidos e contratos de forma manual ou em planilhas eletrônicas soa familiar para você? Então, certamente sua empresa deve sofrer com algum desses problemas: falta de controle sobre vigência de um contrato, data para faturamento, escopo e quais os pedidos referentes a esse contrato. Ou seja, não tem uma visão clara do que tem em cada documento.

Com um bom sistema de gestão é possível fazer um controle efetivo desses contratos, mantê-los armazenados dentro do seu sistema, juntamente com as demais informações de seu cliente, agilizando assim a consulta dos itens acima listados, além de evitar problemas com perda de arquivos e informações. Além disso, agiliza o acesso a esses documentos de qualquer lugar, caso você esteja visitando seu cliente e precise analisar algo no contrato vigente isso pode ser feito online de qualquer dispositivo.

 

4. Lucratividade e rentabilidade de clientes

Saber o que está dando resultado na sua empresa, quais produtos ou serviços tem a melhor margem de lucro, melhor custo-benefício e também quais clientes oferecem a melhor rentabilidade é algo que muitas vezes é esquecido pelas micro ou pequenas empresas, por ser algo que depende da análise e cruzamento de diversas informações que se encontram em planilhas separadas, e essa é uma atividade altamente relevante para se manter ativo e forte no mercado.

O sistema de gestão faz um controle efetivo de todos os gastos associados a produção, marketing, despesas fixas e variáveis, logística, mão de obra entre outros custos. Pois, conta com módulos interligados que “conversam” entre eles e assim ajudam a cruzar informações rapidamente em relatórios gerenciais de acordo com sua necessidade, agilizando e garantindo a integridade dos dados.

Assim fica muito mais fácil você focar nessas informações para traçar estratégias de vendas e otimização de resultados gerenciais, focando no que realmente importa.

 

5. Mudanças na legislação

Alterações na lei são pontos muitas vezes deixados de lado por micro ou pequenas empresas. E isso pode acarretar tanto em perda de oportunidades, mas na maioria das vezes isso acaba se tornando um problema e pode acabar em multas e custos indesejáveis.

Com um sistema de gestão essas preocupações ficam por conta da empresa desenvolvedora da solução, então não será mais necessário se preocupar com as alterações em layouts de notas fiscais, boletos e obrigatoriedade da emissão de certos documentos, por exemplo. A solução é moldada e modificada de acordo com legislação e de acordo com segmento da sua empresa.

 

6. Controlar os impostos

Como todos já estamos cansados de saber o sistema tributário brasileiro não é dos mais simples. Mas o principal problema nem é ter que pagar os impostos, afinal essa é a obrigação de qualquer cidadão ou empresa, o grande problema é saber quanto pagar e se existem possibilidades legais de minimizar esses custos.

Dependendo do porte da empresa e da sua área de atuação as bases de cálculo se alteram e por isso é necessário saber exatamente o que pagar para cada transação. Um bom sistema de gestão organiza seus dados de faturamento de acordo com os seus diferenciais, área de atuação, porte e permite calcular automaticamente o que exatamente deve ser pago de impostos para cada transação.

O sistema é configurado de acordo com o regime tributário que sua empresa se enquadra. Então, não se preocupe mais em ter que fazer cálculos de impostos pagos a cada transação, isso é feito de maneira automática pelo seu software de gestão.

 

7. Perda de Informações

Manter arquivos armazenados somente de maneira física ou em computadores pode ser um grande problema, primeiro por se tratar de um processo burocrático e pouco funcional, afinal ter que procurar arquivos específicos em arquivos mortos ou no meio de diversas planilhas não é nada produtivo, não é mesmo? Além de não ser seguro, pois caso esse arquivo físico venha a se perder ou o computador onde está armazenado tenha um problema, você vai ter um problemão.

A circulação de arquivos desatualizados também é um problema desse tipo primitivo de armazenamento, relatórios desatualizados podem acabar trazendo erros graves na integridade das informações gerencias e causar decisões precipitadas e fora da realidade, afetando os resultados da empresa.

Sistemas de gestão mantêm seus arquivos rodando na nuvem, ou seja, em total segurança e sempre atualizados, ou seja, indiferente de quem necessite acessar essas informações terá acesso as mesmas coisas, sem distorções de versões. Além disso é possível controlar e limitar o acesso a essas informações, contar com histórico de modificações e backup dos dados.

 

8. Problemas de comunicação intersetorial

O problema de troca de informações entre os setores de uma empresa é algo muito sério e curiosamente muito comum. Pois em empresas que não existe uma integração direta entre suas principais áreas, em algum momento isso certamente vai ocorrer e causar problemas financeiros e até mesmo de relacionamento.

Para reduzir isso os sistemas de gestão integram todos os setores vendas com estoque, produção com compras, são alguns exemplos. Evitando assim, que alguém faça aquela venda e no fim do processo verifique que não existe mais a quantidade de necessária de produtos no estoque para entrega (isso é bem comum).

Então, faça com que sua equipe trabalhe tendo conhecimento do que está acontecendo em todas as áreas, agilize todos os seus processos com o uso de um sistema de gestão integrado.

 

Porque devo investir em um sistema de gestão para minha empresa?

Pesquisas apontam que, guardadas as proporções de cada empresa, que com a adoção de um sistema de gestão é possível ter mais de 30% de redução nos custos de estoques e cerca de 15% nos custos com tecnologia da informação (servidores). Somado a isso, a produtividade pode crescer até 26%, a gestão dos caixas melhorar e as receitas e lucros aumentarem 11%, o transporte e a logística ficarem até 10% melhores e a pontualidade na entrega aumentar 6%.

Indiferente do tempo que sua empresa está no mercado ou o porte dela, se você quer realmente organizar seus processos, trabalhar de forma mais profissional e principalmente se tornar competitivo, utilizar um sistema de gestão integrado como o FlyERP é um passo fundamental para atingir esses objetivos.